La tenue d’une comptabilité de copropriété ou de syndic a pour objectif de faire apparaître noir sur blanc tous les évènements de nature financière concernant une copropriété.
Le comptable de la copropriété doit ainsi permettre au syndic et aux copropriétaires de distinguer aisément toutes les interventions pendant l’année comptable :
- Appels de fonds par le syndic;
- Paiement de ces appels par les copropriétaires (ou, au contraire, le défaut de paiement par certains d’entre eux);
- Réception des factures des entreprises par le syndic (travaux, entretien des espaces verts…);
- Paiement de ces factures par le syndic…
Chaque syndic doit obligatoirement utiliser un plan comptable spécifique.
Ce plan comptable est détaillé par l’arrêté du 14 mars 2005. Il est applicable dans toutes les copropriétés, quelle que soit leur taille, gérées par un syndic professionnel ou non.
Tous les syndics doivent donc utiliser la même nomenclature de comptes, quelle que soit la copropriété administrée. Cette contrainte facilite grandement la compréhension des documents comptables et leur contrôle par le conseil syndical. Ce plan comptable est bien adapté à la comptabilité d’une copropriété. Son utilisation permet aisément de savoir, dans les livres de compte, ce que recouvrent les soldes créditeurs ou débiteurs des comptes
Les trois documents principaux de la comptabilité d’une copropriété
Le syndic doit tenir à jour trois documents comptables : le livre-journal, le grand livre de comptes et la balance générale. De plus, en fin d’exercice, le syndic doit établir la « balance » des comptes.
Le livre-journal
Le livre-journal (ou journal) recense, au jour le jour et par ordre chronologique (et non par catégorie de compte), tous les mouvements comptables concernant la copropriété : appels de charges, réception de factures, paiements… sous la forme d’écritures comptables.
En pratique, le livre-journal peut être subdivisé en journaux auxiliaires (journal des achats, des appels de fonds et des recettes, des opérations diverses…). Dans ce cas, chacun ne présente que les écritures le concernant.
Les écritures comptables figurant dans le livre-journal (ou les différents journaux) sont ensuite reportées dans le grand livre de comptes où elles sont alors classées par types de comptes.
Le grand livre de comptes
Le grand livre de comptes est un document clef de la comptabilité d’une copropriété. Le syndic doit y faire apparaître tous les évènements comptables de l’exercice (soit, en principe, du 1er janvier au 31 décembre), classés par comptes selon la classification imposée par l’arrêté du 14 mars 2005.
À l’intérieur d’un même compte, les différents évènements comptables sont classés par ordre chronologique, du plus ancien au plus récent. Par exemple, pour le compte d’un copropriétaire (compte 450), l’examen du grand livre doit permettre de voir quand les appels de fonds ont été effectués ; quand ce copropriétaire les a réglés (ou l’absence d’écriture comptable s’il n’a pas payé).
La balance des comptes
À la fin de chaque exercice comptable, le syndic doit établir deux balances générales des comptes.
Ces documents sont des synthèses du grand livre comptable. Ils présentent les soldes de tous les comptes enregistrés dans le grand livre.
- L’une des balances est éditée selon la nomenclature comptable.
- L’autre balance est éditée selon les clefs de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété (par exemple : ventilation par bâtiment, s’il y a plusieurs immeubles).
Selon le cas, pour chaque catégorie de compte, le solde peut être créditeur ou débiteur. Cependant, au final, la somme de tous les débits de l’exercice doit être égale à la somme de tous les crédits. Dans le cas contraire, cela signifierait que le syndic a commis des erreurs en cours d’année. Il doit alors s’en expliquer.
"La loi Alur prévoit que la copropriété doit détenir au moins deux comptes séparés : un compte courant ainsi qu'un compte de placement.”
Les différentes catégories de comptes
Le plan comptable prévu par l’arrêté du 14 mars 2005 (art. 7), divise la comptabilité de la copropriété en cinq grandes catégories de comptes (cinq « classes » de comptes). Les classes comptables 1, 4, 5, 6 et 7 représentent les grands postes de produits et de charges (il n’y a pas de classes 2 et 3 en copropriété).
Classe 1
La classe 1 comprend les comptes de provisions, d’avances, d’emprunts et de subventions. C’est là que vous trouverez, par exemple, les provisions pour travaux décidés par l’AG ou le solde en attente sur des travaux et opérations exceptionnelles.
Classe 4
La classe 4 rassemble les comptes de copropriétaires et de tiers. On peut y consulter des informations relatives aux factures des fournisseurs, parvenues ou non, les rémunérations du personnel de la copropriété ou encore les charges réglées d’avance.
Classe 5
Dans la classe 5 figurent les comptes financiers, par exemple les fonds placés ou les fonds disponibles en banque pour le syndicat.
Classe 6
La classe 6 concerne les comptes de charges avec, par exemple, les achats de fournitures, comme l’eau, l’électricité, les combustibles, le nettoyage des locaux ou les frais d’administration et d’honoraires.
Classe 7
La classe 7 regroupe les comptes de produits. Il s’agit, notamment, des appels de fonds, des indemnités d’assurance, des produits divers, tels que les intérêts dus par les copropriétaires.
“Le comptable de copropriété a la lourde responsabilité d'éditer des documents nécessaires à la gestion financière de la copropriété. En élaborant et en suivant le budget, le comptable de copropriété s'assure aussi de garantir de bonnes relations entre les copropriétaires et les différents prestataires de service.”
Comment faire les comptes d’une copropriété ?
Afin d’assurer une gestion saine et efficace de la comptabilité en copropriété, il est essentiel de suivre plusieurs étapes, telles que :
- La mise en place d’un budget prévisionnel : le syndic prépare un budget prévisionnel, permettant d’anticiper les dépenses annuelles de la copropriété. Ce budget sert de base pour le calcul et la répartition des provisions sur charges trimestrielles.
- La réalisation d’appels de fonds : en se basant sur le budget prévisionnel, le syndic demande des contributions trimestrielles ou semestrielles aux copropriétaires afin de financer les charges spéciales ou générales. Le montant de ces contributions est déterminé en proportion de la quote-part de chaque copropriétaire.
- Le contrôle et le suivi des dépenses : durant l’année, le syndic examine les factures reçues afin de procéder aux paiements correspondants.
- La clôture de l’exercice comptable : à la fin de l’année, le syndic doit effectuer une évaluation de la situation financière de la copropriété en comparant les dépenses réelles aux prévisions budgétaires, et en analysant l’évolution des charges par rapport aux années précédentes.
- La présentation des comptes à l’assemblée générale : le syndic est tenu de clore les comptes de l’immeuble et de soumettre le résultat à l’assemblée générale des copropriétaires pour approbation, dans un délai ne dépassant pas 6 mois à compter de la clôture. En cas de surplus ou de déficit, il peut être reporté sur l’exercice suivant pour permettre son ajustement.
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Nos prestations
- Suivi des finances : Enregistrer toutes les opérations financières (paiements aux fournisseurs, appels de fonds aux copropriétaires).
- Budget et appels de fonds : Établir le budget prévisionnel annuel et générer les appels de provisions trimestriels pour couvrir les dépenses courantes.
- Transparence et équité : Assurer la transparence des comptes et garantir une répartition juste des charges entre les copropriétaires.
- Gestion de l'immeuble : Permettre une bonne gestion de l'entretien et des travaux nécessaires au maintien de l'état de l'immeuble.
Nos documents comptables clés
- Budget prévisionnel : Document définissant les dépenses annuelles (entretien, assurances, etc.) et servant de base pour les appels de fonds.
- Compte de gestion générale : Document comparant les dépenses et les recettes réelles de l'exercice, présenté en assemblée générale.
- Bilan comptable : Fournit une vision de la situation financière à un instant T, détaillant les actifs (biens, réserves) et les passifs (dettes).
“La comptabilité de copropriété est une "comptabilité d'engagement " c'est à dire qu'il s'agit d'enregistrer en temps réel, et donc au fur et à mesure, l'ensemble des opérations : réception de facture, paiement de facture, envoi des appels de fonds, règlement des appels de fonds etc.”