L’externalisation de la paie implique de confier la gestion de votre paie à une entreprise spécialisée, afin d’assurer que chaque salarié soit payé chaque mois de manière sécurisée, ponctuelle et précise.
Nos services d’externalisation de la paie incluent la gestion des tâches administratives liées à la paie, afin de libérer vos équipes des services RH, financier et administratif des tâches chronophages.
L’externalisation de la paie peut également permettre de réduire votre exposition au risque, en garantissant votre conformité réglementaire. Elle signifie également que la paie sera gérée de manière cohérente, quel que soit le nombre de vos salariés.
Nos gestionnaires de paie préparent les bulletins de paie en regroupant l’ensemble des éléments de rémunération de vos salariés. Parmi ces éléments, il y a le salaire de base, le décompte des absences, ou encore les heures supplémentaires.
Réaliser un bulletin de paie requiert de réelles connaissances et compétences à la fois fiscales, sociales ou encore administratives.
Qu’est-ce que l'externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie, par définition, désigne le processus par lequel une entreprise confie tout ou partie de sa gestion de paie à un prestataire externe spécialisé. Celui-ci peut être un cabinet comptable ou spécialisé en externalisation, un gestionnaire paie exerçant en indépendant, etc.
La démarche consiste à déléguer les tâches liées au calcul des salaires, à l’établissement des bulletins de paie et aux déclarations sociales obligatoires.
Le prestataire externe prend en charge diverses missions :
- Calcul des rémunérations
- Cotisations sociales
- Congés payés
- Heures supplémentaires
- Avantages en nature
- Déclarations sociales
Il assure également le respect de la législation sociale qui évolue régulièrement et contrôle les informations transmises par le dirigeant.
“Externaliser la gestion de la paie n’est pas un acte anodin pour une entreprise. La politique de gestion de la paie est considérée comme un véritable axe stratégique, il faut donc choisir le prestataire et les services qui correspondront le mieux à votre entreprise, et à ses besoins.”
L’externalisation partielle de la paie
L’employeur garde le contrôle de sa paie. Il délègue seulement une partie du processus de gestion de la paie. Le prestataire propose alors une assistance administrative.
Dans la plupart des cas, le gestionnaire de paie/salaire fournit à ses clients un outil pour faciliter sa gestion par l’intégration de logiciels de paie et SIRH (Système d’information des ressources humaines). Ce type d’outil génère des bulletins de paie en entrant simplement les données nécessaires dans le logiciel.
L’externalisation totale de la paie
Si l’employeur décide d’externaliser complètement sa paie en la confiant à une entreprise extérieure (société spécialisée, ou cabinet d’expert-comptable), il ne s’occupe plus de rien. Il doit simplement transmettre tous les documents nécessaires à son prestataire, en temps et en heure, pour recevoir ensuite les bulletins de ses salariés.
“Si l’entreprise choisit l’externalisation totale de la paie, alors la réalisation et le contrôle de la paie ne sont plus de sa responsabilité. Celle-ci appartient au prestataire. Ainsi, en cas de contrôle Urssaf ou condamnation prudhommale, la responsabilité revient au prestataire.”
Pourquoi externaliser la gestion de la paie ?
1. Gagner du temps
La gestion de la paie est une activité chronophage, répétitive et contraignante. Elle exige chaque mois de nombreuses heures pour entrer les éléments variables dans le logiciel de gestion, éditer les bulletins de paie, suivre l’actualité réglementaire et législative. Heures supplémentaires, horaires variables, travail de nuit, primes, diversité des contrats de travail,… compliquent la tâche. Selon la taille de l’entreprise, la gestion de la paie peut être assurée soit par un service RH dédié, soit par un généraliste des Ressources Humaines, soit par un gestionnaire de paie expert.
“Dans tous les cas, la solution de l’externalisation offre un vrai gain de temps à l’équipe RH. Libérée de cette tâche complexe et chronophage, elle peut se recentrer sur son cœur de métier et des missions à haute valeur ajoutée : développement des compétences, suivi de carrière, mobilité, recrutement, climat social,...”
2. Conformité réglementaire
Les prestataires spécialisés en paie sont des experts juridiques qui maîtrisent parfaitement le droit du travail, complexe et régulièrement soumis à des changements. Ils assurent ainsi une veille réglementaire permanente que n’a pas à gérer le dirigeant, ni une assistante administrative, ni la RH.
Ils garantissent également que le traitement de la paie soit conforme aux évolutions légales.
3. Baisse des coûts
En externalisant la paie, l’entreprise réduit les coûts internes liés à sa gestion.
- Côté ressources humaines, la délégation de la paie évite les charges de personnel liées à un recrutement à temps plein ou partiel.
- Côté matériel, l’externalisation permet d’économiser sur les prix d’achat, de maintenance et de mises à jour d’un logiciel de paie et sur les coûts d’édition des bulletins de paie.
4. Réduction des erreurs et continuité de service
- Réduction des risques d’erreurs lorsque les règles juridiques, fiscales et sociales changent.
- En cas d'absence ou de départ imprévu, la continuité du traitement des salaires et des services est assurée.
“Les gestionnaires de paies d'Invecta vous conseille en droit social, vous assure la sécurité des données salariales des employés, la gestion des contrats de travail et l'administration de votre personnel, en plus de vous garder à jour sur la législation sociale.”