Objectifs et principes de l'accueil téléphonique externalisé
Secrétariat téléphonique à distance
Nos services de permanence téléphonique permettent aux entreprises et aux professionnels de gérer leurs appels, en garantissant une disponibilité constante et en veillant à ce qu’aucune demande ne soit manquée, même en dehors des heures normales de bureau.
Notre standard téléphonique externalisé répond aux appels, fournit des informations aux appelants, prend des messages, gère les agendas et transfère les appels aux personnes appropriées, selon les procédures que vous avez définies.
Notre accueil téléphonique externalisé vise à améliorer la satisfaction de vos clients grâce à des réponses immédiates et professionnelles, à fidéliser votre clientèle grâce à de meilleures relations, à gérer efficacement les rendez-vous et les messages, et à optimiser vos coûts.
Invecta Outsourcing se positionne comme un acteur majeur pour que vous bénéficiez des meilleurs services de permanence téléphonique du marché.
Nos prestations de secrétariat téléphonique à distance
Les services de notre permanence téléphonique
Secretariat téléphonique pour réception et traitement des appels
Accueil téléphonique externalisé pour prise de messages
Permanence téléphonique pour gestion des rendez-vous et agendas
Secretariat téléphonique pour Information et assistance de base
Secrétariat téléphonique à distance filtrage des appels
Permanence téléphonique pour garantir la continuité de service
Votre permanence téléphonique à partir de 70€
Notre processus d'externalisation de permanence téléphonique
Le processus d'externalisation
Nous desservons toute la France et ses territoires d’outre-mer. L’approche flexible de notre accueil téléphonique externalisé nous permet de travailler avec nos clients par le biais de réunions en face à face, d’appels téléphoniques, de webinaires, d’e-mails, de SMS et de messagerie instantanée.
Définition des besoins et objectifs
Identifier clairement les fonctions à externaliser et les raisons de cette externalisation
Définir les objectifs spécifiques que l’entreprise souhaite atteindre grâce à l’externalisation de votre secretariat téléphonique.
Établir un cahier des charges précis, détaillant les besoins, les attentes et les résultats attendus.
Mise en œuvre et transition
Planifier et gérer le transfert des activités avec notre secrétariat téléphonique à distance
Mettre en place les outils et les systèmes nécessaires pour le suivi et la gestion des activités externalisées.
Suivi et évaluation
Les performances sont surveillées régulièrement par rapport aux KPI définis.
Audits et évaluations réguliers pour s’assurer que les objectifs sont atteints et que le contrat est respecté.
Ajuster la stratégie d’externalisation de la permanence téléphonique si nécessaire.
Expertise
L’équipe de notre permanence téléphonique est composée de gestionnaires d’appels expérimentés issus de divers domaines, tous ayant fait leurs preuves. Grâce à leur expertise approfondie des services d’accueil téléphonique externalisé et des meilleures pratiques en secretariat téléphonique, ainsi qu’à leur maîtrise du secrétariat téléphonique à distance, ils répondent aux appels, fournissent des informations aux appelants, prennent des messages, gèrent les plannings et transfèrent les appels aux personnes compétentes afin de maintenir l’image de votre entreprise.
Les objectifs de notre permanence téléphonique
Être votre partenaire stratégique
Notre permanence téléphonique renforce l’image sérieuse, professionnelle et à l’écoute de ses clients de votre entreprise.
Notre accueil téléphonique externalisé étant toujours disponible pour répondre aux besoins des clients, nos services améliorent la satisfaction et favorise la fidélisation.
Votre permanence téléphonique à partir de 70€ par mois
FAQ
Foire aux questions
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter ou à planifier une consultation gratuite avec notre équipe d’experts.
Qu'est-ce que l'externalisation des appels téléphoniques ?
L’externalisation de la réception d’appels téléphoniques consiste à octroyer une partie ou la totalité de la permanence téléphonique à un prestataire externe. Il s’agit d’un moyen aujourd’hui utilisé par les entreprises dans le but de réduire le coût lié aux appels téléphoniques en appel entrant.
Pourquoi externaliser un service ?
L’externalisation apporte une flexibilité certaine à l’entreprise qui y recourt. Le prestataire dimensionne précisément son service en fonction des besoins de son client. Celui-ci échange donc des coûts fixes contre des coûts variables au gré de l’activité.
Pourquoi externaliser le service de relation client à distance ?
L’externaliser vous permet de diminuer les coûts de fonctionnement en mutualisant les coûts et en vous permettant de vous recentrer sur votre cœur de métier. En confiant le pilotage de votre gestion de clientèle à un professionnel reconnu, vous économiserez de l’argent tout en améliorant l’expérience client.
Qu'est-ce que la permanence téléphonique ?
La permanence téléphonique est un service de téléphonie destinée à gérer les appels téléphoniques, et plus particulièrement les appels entrants. Ce service a pour objectif de traiter rapidement les appels en fonction de consignes spécifiques afin d’optimiser la relation client : renseigner les appelants.
Qu'est-ce qu'un accueil téléphonique externalisé?
Un accueil téléphonique externalisé est un service par lequel une entreprise confie la gestion de ses appels entrants à un prestataire extérieur spécialisé dans les centres d’appels. Le prestataire gère l’accueil, le filtrage, la prise de messages ou la redirection des appels, assurant ainsi une présence professionnelle et réactive pour l’entreprise cliente, qui bénéficie d’une meilleure disponibilité sans avoir à recruter et former son propre personnel.
Qu'est-ce qu'un secrétariat téléphonique à distance?
Un secrétariat téléphonique à distance, aussi appelé télésecrétariat, est un service où une entreprise délègue la gestion de ses appels téléphoniques et de certaines tâches administratives à un prestataire externe, un(e) télésecrétaire, qui travaille à distance. Les télésecrétaires gèrent la permanence téléphonique, répondent aux appels, filtrent les communications, prennent les messages, gèrent les agendas et les rendez-vous, et peuvent même effectuer d’autres tâches administratives comme la gestion des e-mails, le tout selon un script et des directives personnalisées pour l’entreprise.
Quelles sont les logiciels pour une permanence téléphonique ?
Les logiciels pour permanence téléphonique incluent des systèmes de téléphonie d’entreprise (VoIP) comme Ringover, Aircall et 3CX, des logiciels d’accueil et de gestion des appels comme Zendesk et Freshdesk, des outils de prise de rendez-vous tels que Agenda5, et des solutions spécialisées comme les callbots pour répondre automatiquement aux requêtes des clients.